Мы все можем быть более продуктивными, как личности и организации. Всегда можно повысить прибыль, всего лишь добавив ресурсы со стороны. Но что повышает продуктивность? Как правило, не увеличение ресурсов. Больше денег, которые дают тот же результат на затраченный доллар – это не улучшение. Что поможет получить больше из затраченной энергии – так это сознательное выполнение хотя бы одного из четырех пунктов, которые не делаются сами по себе: чистка, концентрация, систематизация и действие.

Фильтрация и чистка.

Любая деятельность, если она не утилизирует собственные отходы, замедляет работу системы и требует ненужных усилий, чтобы разобраться с накопившимися отходами. Что уже не нужно? Старые проекты, устаревшие регламенты и протоколы, непересмотренные договоры, невыведенные из организма токсины – все это занимает место и отвлекает внимание, и не составляет никакой ценности. Но если это удалить, то скорость и производительность автоматически увеличатся. Но чтобы убрать мусор, необходимо стремление и действие – ведь если нет сознательной заинтересованности, делать это будет все труднее и труднее.

Концентрация.

Душевные и физические силы автоматически мобилизуются, если есть цель, и внезапно исчезают и истощаются, если цели нет. Какова цель… этой встречи, предложения, отпуска, отдела, стола, работы? Что мы пытаемся сделать? Куда мы собираемся? Четкие ответы на эти вопросы генерируют энергию, которая даст результаты с меньшими усилиями. Но чтобы сосредоточиться, нужно быть внимательным. Без контроля, хаос проникнет к вам, как вор ночью.

Систематизация.

Посмотрите на системы, которые вас сейчас окружают. Они ценны не сами по себе, а благодаря тому, для чего они созданы – для комфорта, защиты, поддержки, связи, внимания, видимости – при минимальных затратах энергии. Без систем нам нужно было бы тратить кучу времени, поддерживая все это самостоятельно. Когда мы бегаем по делам без списка поручений, мы, скорее всего, будем не так продуктивны, как могли бы. Если нет человека, который отвечает на звонки, то каждому придется отвлекаться на телефон, когда он зазвонит. Если мои кисти для рисования не в порядке, я ограничиваю свой творческий порыв. Системы не возникают сами по себе. Продуктивные люди всегда задаются вопросом: как я могу лучше организовать и упростить свои дела?

Действие.

Двигаться легче, когда ты уже в движении. Необходимо меньше усилий для того, чтобы перенаправить что-то, движущееся не туда, чем начать движение с нуля. Страх неизвестности и возможных негативных последствий ошибочного решения может легко привести к аналитическому параличу. Если что-то должно быть не таким, как есть сейчас, а «следующее действие» еще не определено, значит, возникнет парализующий страх и остановка. Выполнение простых последовательных физических шагов часто является ключом к высвобождению запасов энергии и генерированию импульсов продуктивности. Но нужно целенаправленно удерживать свой мозг настроенным на выполнение конкретных действий.

Любая из этих четырех движущих сил может повысить вашу продуктивность как качественно, так и количественно, но чтобы их применить на практике, необходимо осознанно прилагать усилия. И нехватка одного пункта может повредить всей работе. У вас может быть чистый, сосредоточенный, активный отдел, где не хватает описания работ, и он не буде так эффективен, как мог бы быть. Команда может быть хорошо организована, работать сверхурочно, иметь чистые корзины, но не быть сосредоточенной на том, что им нужно делать. А у вас может быть энергичный, целеустремленный и организованный руководитель с огромным количеством несделанных звонков и невыполненных обязательств, которые лежат на его плечах тяжким грузом.

Высокопродуктивный человек сосредоточен на том, что важно, фиксирует и систематизирует все еще актуальные для жизни и работы незавершенные дела, и регулярно принимает меры по формулированию и завершению задач, которые он должен выполнять. Если вы работаете на нынешнем месте не так продуктивно, как вам того хотелось бы, какой из этих пунктов на данный момент является вашим слабым местом? Который из них мог бы стать возможностью ввести улучшения в вашу компанию или семью? Могут ли или должны такие понятия, как чистка, концентрация, систематизация и активные действия, применяться на практике в важных областях? Как по-вашему должна выглядеть стратегия инвестиций?
(via)